Datenschutz im Schulsanitätsdienst: Was Schulen beachten müssen

Einsatzprotokolle enthalten Gesundheitsdaten von Schüler:innen — die gehören zu den besonders geschützten personenbezogenen Daten nach der DSGVO. Wer für den Schulsanitätsdienst eine Software einsetzen möchte, sollte vorher vier Fragen geklärt haben.

1. Wer ist datenschutzrechtlich verantwortlich?

Beim Einsatz einer App für den Schulsanitätsdienst bleibt die Schule der Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Der Betreiber der Software ist Auftragsverarbeiter. Deshalb gehört zur Einführung zwingend ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO, der regelt, was verarbeitet wird, wofür und wie lange.

Für die Schule heißt das im Gespräch mit einem Anbieter: AVV vorhanden? Verarbeitungsort in der EU? Beides sollte schriftlich festgehalten sein, bevor ein einziges Protokoll erfasst wird.

2. Daten sparsam verarbeiten

Der Grundsatz der Datenminimierung gilt auch im Sanitätsdienst: Es wird nur erfasst, was für Einsatz und Nachsorge nötig ist — Uhrzeit, Ort, Art der Beschwerde, Maßnahmen. Namen der Sanitäter:innen im Einsatz bleiben erhalten (das braucht die Schule für die Nachvollziehbarkeit), Patientendaten müssen nicht länger gespeichert werden als die Schule es festlegt.

• Klare Rollen: Sanitäter:innen sehen Einsätze ihres Dienstes, die betreuende Lehrkraft sieht mehr, die Schulleitung das Nötigste.
• Ein Konto pro Schule: Schul-Code und Rollen verhindern, dass niemand über die eigene Schule hinausblickt.
• Zugriff wird protokolliert: Wer wann was eingesehen hat, bleibt für die Schule nachvollziehbar.

3. Löschung und Export gehören zusammen

Datenschutz wird erst glaubwürdig, wenn Löschung nicht nur auf dem Papier steht. Bei der SchulSaniApp bestimmt die Schule die Frist selbst: halbjährlich, jährlich oder nach fünf Jahren bekommt sie ihre Protokolle als ein PDF-Bündel exportiert. Der Download ist zugleich die Bestätigung — danach werden die Daten bei uns gelöscht. So bleibt die Löschung eine automatische, überprüfbare Frist statt einer Erinnerung im Kalender.

4. Gehostet oder Self-Hosting: zwei Wege

Manche Schulen wollen gar keine Daten aus dem Haus geben. Dafür gibt es Self-Hosting: Die App läuft auf der eigenen Infrastruktur der Schule, die Daten bleiben vollständig im Haus — und die Export-und-Löschung-Logik bleibt aktiv. Wer das nicht betreiben will, nimmt den gehosteten Betrieb: Server in der EU, Schule bleibt Verantwortliche, alles per AVV eingebunden.

Egal welcher Weg: Die Frage „Was passiert mit den Daten, wenn wir kündigen?“ sagt mehr über einen Anbieter als jede Featureliste. Eine schriftliche Antwort darauf gehört zu einem verlässlichen Angebot.